Sistemas de Gestão em SaaS e a Abordagem de Adoção
A computação em nuvem revolucionou a forma como empresas e pessoas consomem tecnologia. A capacidade de armazenar dados em qualquer lugar, por meio de diversos dispositivo conectados a internet, de forma a compartilhar uma extensa infraestrutura de recursos computacionais transformou a migração para soluções em nuvem um componente essencial na estratégia das empresas ao viabilizar diferentes modelos e processos de negócio.
Este modelo que traz inúmeros benefícios para as empresas, traz também profundos impactos na implantação por ter uma abordagem de adoção direcionada pela solução (Solution Driven) ao invés de uma abordagem de adoção direcionada pelos requerimentos (Requirement Driven).
As implantações tradicionais de sistemas de gestão, na modalidade em que as empresas adquirem a licença de uso, disponibilizam a infraestrutura, efetuam a instalação e iniciam o processo de implantação normalmente seguem a abordagem baseada em requisitos.
Isto porque espera-se a utilização da solução implantada por um período razoável antes de qualquer atualização. Normalmente uma nova versão (upgrade) ocorre apenas após 3 anos ou mais da adoção. E, em muitos casos, este upgrade tem um custo muito similar ao da própria implantação inicial.
Nesta abordagem a identificação de requisitos no início do projeto ocorre por meio de entrevistas, modelagem de processos, workshops, etc., e a solução é então elaborada com base nesses requisitos acompanhada de uma carga de documentação pesada, começando por definição de escopo, levantamento de requisitos, análise de aderência (fit gap), desenvolvimentos, configurações e teste.
Verifica-se nas metodologias tradicionais voltada para a abordagem baseada em requisitos as seguintes etapas e atividades:
Esta metodologia possui atributos incompatíveis com os benefícios esperados na adoção de soluções em nuvem. Uma vez que as soluções SaaS possuem atualização constante, uma abordagem baseada em requisitos não permite que a empresa usufrua das inovações periódicas trazidas por elas e dificulta a administração da gestão dos releases periódicos (em média trimestrais).
Para a implantação de soluções SaaS é recomendado a abordagem de adoção conhecida como “Solution Driven”.
Esta abordagem viabiliza a implantação com base em processos definidos na própria solução e permite que os benefícios da atualização/inovação constante sejam plenamente usufruídos.
A abordagem direcionada para a solução busca desta forma entender como é a melhor forma de utilizar a solução em cada empresa e as metodologias orientadas para esta abordagem possuem as seguintes atividades e etapas:
Algumas características dessa abordagem são:
- Modelos de processos de negócios (ou fluxos de negócios) baseados nas modernas práticas incluída nas funcionalidades
- Uma base com valores de configuração pré-determinados que permitem que o estabelecimento rápido de uma instância com o propósito de familiarização com a solução
- Scripts de demonstração/teste predefinidos em uma base com configuração predefinida para demonstrar as funcionalidades do escopo
- Funções distintas predefinidas com funções, deveres e matriz de responsabilidade
- Relatórios e consultas incorporados
Neste cenário de migração para nuvem no qual as tecnologias são habilitadas digitalmente, as empresas não precisam mais de um exército de técnicos para instalação e administração de servidores e bancos de dados e a gestão de releases passa a ser uma atividade cotidiana já durante o processo de adoção, podemos observar que um dos desafios passa pela adequação na abordagem de adoção.
Usar uma abordagem direcionada para a Solução e não para os Requisitos influencia não só nas atividades de projeto conforme discutido acima, mas também em todas as outras áreas de conhecimento da gestão de projetos (Escopo, Prazo, Custo, Qualidade, Recurso Humanos, Comunicações etc.) que devem também serem planejadas e acordadas com todos os participantes e patrocinadores dentro do conceito “Solution Driven”.
Este alinhamento e a equalização das expectativas de todos os envolvidos em relação ao resultado que será perseguido com a adoção da nova solução e com a metodologia e abordagem propostas é imprescindível para o sucesso do projeto.
